Saat mempersiapkan sebuah event, biasanya perhatian utama tertuju pada hal-hal besar seperti stage, LED screen, sound system, lighting, dekorasi, dan venue.
Padahal, dalam event production, ada banyak kebutuhan kecil yang sering dianggap tidak terlalu penting. Justru ketika kebutuhan tersebut tidak tersedia saat acara berlangsung, masalahnya bisa cukup mengganggu.
Mulai dari listrik tambahan, kabel, area backstage, hingga microphone cadangan. Semua perlu diperhitungkan agar event dapat berjalan dengan aman dan lancar.
Berikut beberapa kebutuhan event yang sering terlupakan dalam persiapan produksi.
1. Genset untuk Backup Listrik
“Venue sudah menyediakan listrik, berarti tidak perlu genset.”
Anggapan ini cukup sering muncul saat mempersiapkan event. Padahal, kebutuhan listrik sebuah event bisa cukup besar, terutama jika menggunakan LED screen, sound system, lighting, booth, dan berbagai peralatan elektronik lainnya.
Kapasitas listrik venue perlu diperiksa terlebih dahulu. Jika daya yang tersedia tidak mencukupi atau terdapat risiko gangguan listrik, genset dapat digunakan sebagai sumber listrik cadangan.
Genset juga perlu diperhitungkan untuk event outdoor yang lokasinya memiliki keterbatasan sumber listrik.
Jadi, genset bukan berarti selalu wajib digunakan. Namun, kebutuhan dan kapasitas listrik sebaiknya diperhitungkan sejak awal agar tidak menjadi masalah di hari H.
2. Cable Ramp untuk Keamanan Kabel
Kabel merupakan bagian penting dari event production. Sound system, lighting, LED screen, dan berbagai peralatan lainnya membutuhkan banyak kabel.
Masalahnya, kabel sering kali harus melewati area yang juga dilalui oleh pengunjung maupun crew.Di sinilah cable ramp dibutuhkan.
Cable ramp berfungsi untuk melindungi kabel sekaligus mengurangi risiko orang tersandung kabel yang berada di area event.
Selain faktor keamanan, penggunaan cable ramp juga membuat area event terlihat lebih rapi dan profesional.
3. Microphone Cadangan
Bayangkan MC sedang memandu acara, kemudian microphone tiba-tiba bermasalah.
Acara bisa terhenti hanya karena satu peralatan kecil.
Karena itu, backup microphone sebaiknya tetap disiapkan, terutama untuk event yang memiliki MC, keynote speaker, panel discussion, atau talent.
Microphone cadangan memang mungkin tidak digunakan sama sekali. Namun, keberadaannya menjadi sangat penting ketika terjadi kendala pada microphone utama.
Dalam produksi event, prinsipnya sederhana: lebih baik tersedia tetapi tidak digunakan daripada dibutuhkan tetapi tidak ada.
4. Backstage untuk Talent dan Crew
Backstage sering dianggap hanya sebagai ruang kosong di belakang panggung.
Padahal, area ini cukup penting untuk event yang melibatkan MC, singer, dancer, guest star, speaker, atau talent lainnya.
Backstage dapat digunakan sebagai area tunggu sebelum talent tampil, persiapan wardrobe, hingga koordinasi crew
Kebutuhan sederhana seperti meja, kursi, kaca, hanger, air minum, dan akses menuju stage juga perlu diperhatikan sesuai kebutuhan acara.
Dengan backstage yang tertata, pergantian talent dan koordinasi selama acara dapat berjalan lebih lancar.
5. Photobooth sebagai Aktivitas dan Branding
Photobooth terkadang dianggap hanya sebagai dekorasi tambahan.
Padahal, photobooth dapat menjadi salah satu aktivitas yang menarik bagi pengunjung sekaligus menjadi media branding. Desain photobooth dapat disesuaikan dengan tema event, logo perusahaan, campaign, maupun identitas brand.
Selain itu, hasil foto dapat menjadi bagian dari pengalaman pengunjung dan menghasilkan konten yang dibagikan ke media sosial.
Untuk event corporate, launching, exhibition, gathering, maupun celebration, photobooth dapat menjadi salah satu elemen tambahan yang membuat acara lebih memorable.
6. Signage
Jika event diadakan di venue yang cukup besar atau memiliki banyak area, pengunjung mungkin tidak langsung mengetahui lokasi registrasi, stage, toilet, exit, atau area aktivitas tertentu.
Karena itu, signage atau petunjuk arah juga perlu dipikirkan.
Contohnya:
* Registration
* Main Stage
* VIP Area
* Backstage
* Toilet
* Exit
* Booth Area
* Photo Area
Kelihatannya sederhana, tetapi signage dapat membantu flow pengunjung agar lebih teratur dan mengurangi kebingungan selama acara.
7. Dokumentasi dan Kebutuhan Content
Dokumentasi terkadang baru dipikirkan menjelang hari H.
Padahal, foto dan video event dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan setelah acara selesai, seperti:
* Konten media sosial
* Dokumentasi perusahaan
* Press release
* Laporan kegiatan
* Materi promosi
* Portfolio perusahaan
Kebutuhan dokumentasi juga sebaiknya disesuaikan dengan konsep event.
Misalnya, event dengan guest star membutuhkan dokumentasi panggung dan talent. Exhibition membutuhkan dokumentasi booth dan aktivitas pengunjung. Sementara corporate gathering membutuhkan dokumentasi suasana dan interaksi peserta.
Ada banyak detail teknis yang harus diperhitungkan agar sebuah event dapat berjalan dengan aman, rapi, dan sesuai dengan rundown.
Genset mungkin tidak terlihat oleh tamu. Cable ramp mungkin bukan bagian dari dekorasi. Backup microphone mungkin tidak pernah digunakan. Namun, semua hal tersebut tetap perlu dipertimbangkan berdasarkan kebutuhan event.
Karena dalam sebuah event, detail kecil yang dipersiapkan dengan baik dapat mencegah masalah besar di hari H.
Butuh Event Production di Lampung?
BAS Creative dapat membantu berbagai kebutuhan Event Production di Lampung, baik untuk perusahaan, brand, exhibition, launching, gathering, seminar, maupun berbagai jenis acara lainnya.
Kebutuhan produksi dapat disesuaikan dengan konsep dan skala event, mulai dari:
* Stage & backdrop
* LED screen
* Sound system
* Lighting
* Genset
* Booth
* Photobooth
* Tenda
* Kursi dan meja
* Perlengkapan teknis event
* Dan kebutuhan produksi lainnya
Tidak harus menggunakan layanan Event Organizer secara keseluruhan. Jika perusahaan sudah memiliki tim internal dan hanya membutuhkan bantuan untuk produksi event, BAS juga dapat membantu menyiapkan kebutuhan tersebut.
Sedang mempersiapkan event di Lampung? Konsultasikan kebutuhan Event Production Anda bersama BAS Creative.
Back to Blog
Padahal, dalam event production, ada banyak kebutuhan kecil yang sering dianggap tidak terlalu penting. Justru ketika kebutuhan tersebut tidak tersedia saat acara berlangsung, masalahnya bisa cukup mengganggu.
Mulai dari listrik tambahan, kabel, area backstage, hingga microphone cadangan. Semua perlu diperhitungkan agar event dapat berjalan dengan aman dan lancar.
Berikut beberapa kebutuhan event yang sering terlupakan dalam persiapan produksi.
1. Genset untuk Backup Listrik
“Venue sudah menyediakan listrik, berarti tidak perlu genset.”
Anggapan ini cukup sering muncul saat mempersiapkan event. Padahal, kebutuhan listrik sebuah event bisa cukup besar, terutama jika menggunakan LED screen, sound system, lighting, booth, dan berbagai peralatan elektronik lainnya.
Kapasitas listrik venue perlu diperiksa terlebih dahulu. Jika daya yang tersedia tidak mencukupi atau terdapat risiko gangguan listrik, genset dapat digunakan sebagai sumber listrik cadangan.
Genset juga perlu diperhitungkan untuk event outdoor yang lokasinya memiliki keterbatasan sumber listrik.
Jadi, genset bukan berarti selalu wajib digunakan. Namun, kebutuhan dan kapasitas listrik sebaiknya diperhitungkan sejak awal agar tidak menjadi masalah di hari H.
2. Cable Ramp untuk Keamanan Kabel
Kabel merupakan bagian penting dari event production. Sound system, lighting, LED screen, dan berbagai peralatan lainnya membutuhkan banyak kabel.
Masalahnya, kabel sering kali harus melewati area yang juga dilalui oleh pengunjung maupun crew.Di sinilah cable ramp dibutuhkan.
Cable ramp berfungsi untuk melindungi kabel sekaligus mengurangi risiko orang tersandung kabel yang berada di area event.
Selain faktor keamanan, penggunaan cable ramp juga membuat area event terlihat lebih rapi dan profesional.
3. Microphone Cadangan
Bayangkan MC sedang memandu acara, kemudian microphone tiba-tiba bermasalah.
Acara bisa terhenti hanya karena satu peralatan kecil.
Karena itu, backup microphone sebaiknya tetap disiapkan, terutama untuk event yang memiliki MC, keynote speaker, panel discussion, atau talent.
Microphone cadangan memang mungkin tidak digunakan sama sekali. Namun, keberadaannya menjadi sangat penting ketika terjadi kendala pada microphone utama.
Dalam produksi event, prinsipnya sederhana: lebih baik tersedia tetapi tidak digunakan daripada dibutuhkan tetapi tidak ada.
4. Backstage untuk Talent dan Crew
Backstage sering dianggap hanya sebagai ruang kosong di belakang panggung.
Padahal, area ini cukup penting untuk event yang melibatkan MC, singer, dancer, guest star, speaker, atau talent lainnya.
Backstage dapat digunakan sebagai area tunggu sebelum talent tampil, persiapan wardrobe, hingga koordinasi crew
Kebutuhan sederhana seperti meja, kursi, kaca, hanger, air minum, dan akses menuju stage juga perlu diperhatikan sesuai kebutuhan acara.
Dengan backstage yang tertata, pergantian talent dan koordinasi selama acara dapat berjalan lebih lancar.
5. Photobooth sebagai Aktivitas dan Branding
Photobooth terkadang dianggap hanya sebagai dekorasi tambahan.
Padahal, photobooth dapat menjadi salah satu aktivitas yang menarik bagi pengunjung sekaligus menjadi media branding. Desain photobooth dapat disesuaikan dengan tema event, logo perusahaan, campaign, maupun identitas brand.
Selain itu, hasil foto dapat menjadi bagian dari pengalaman pengunjung dan menghasilkan konten yang dibagikan ke media sosial.
Untuk event corporate, launching, exhibition, gathering, maupun celebration, photobooth dapat menjadi salah satu elemen tambahan yang membuat acara lebih memorable.
6. Signage
Jika event diadakan di venue yang cukup besar atau memiliki banyak area, pengunjung mungkin tidak langsung mengetahui lokasi registrasi, stage, toilet, exit, atau area aktivitas tertentu.
Karena itu, signage atau petunjuk arah juga perlu dipikirkan.
Contohnya:
* Registration
* Main Stage
* VIP Area
* Backstage
* Toilet
* Exit
* Booth Area
* Photo Area
Kelihatannya sederhana, tetapi signage dapat membantu flow pengunjung agar lebih teratur dan mengurangi kebingungan selama acara.
7. Dokumentasi dan Kebutuhan Content
Dokumentasi terkadang baru dipikirkan menjelang hari H.
Padahal, foto dan video event dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan setelah acara selesai, seperti:
* Konten media sosial
* Dokumentasi perusahaan
* Press release
* Laporan kegiatan
* Materi promosi
* Portfolio perusahaan
Kebutuhan dokumentasi juga sebaiknya disesuaikan dengan konsep event.
Misalnya, event dengan guest star membutuhkan dokumentasi panggung dan talent. Exhibition membutuhkan dokumentasi booth dan aktivitas pengunjung. Sementara corporate gathering membutuhkan dokumentasi suasana dan interaksi peserta.
Ada banyak detail teknis yang harus diperhitungkan agar sebuah event dapat berjalan dengan aman, rapi, dan sesuai dengan rundown.
Genset mungkin tidak terlihat oleh tamu. Cable ramp mungkin bukan bagian dari dekorasi. Backup microphone mungkin tidak pernah digunakan. Namun, semua hal tersebut tetap perlu dipertimbangkan berdasarkan kebutuhan event.
Karena dalam sebuah event, detail kecil yang dipersiapkan dengan baik dapat mencegah masalah besar di hari H.
Butuh Event Production di Lampung?
BAS Creative dapat membantu berbagai kebutuhan Event Production di Lampung, baik untuk perusahaan, brand, exhibition, launching, gathering, seminar, maupun berbagai jenis acara lainnya.
Kebutuhan produksi dapat disesuaikan dengan konsep dan skala event, mulai dari:
* Stage & backdrop
* LED screen
* Sound system
* Lighting
* Genset
* Booth
* Photobooth
* Tenda
* Kursi dan meja
* Perlengkapan teknis event
* Dan kebutuhan produksi lainnya
Tidak harus menggunakan layanan Event Organizer secara keseluruhan. Jika perusahaan sudah memiliki tim internal dan hanya membutuhkan bantuan untuk produksi event, BAS juga dapat membantu menyiapkan kebutuhan tersebut.
Sedang mempersiapkan event di Lampung? Konsultasikan kebutuhan Event Production Anda bersama BAS Creative.